ZeitZurück® Legal

Die Einrichtung Ihrer Kanzlei

Einmal ausfüllen, dann läuft es. Alles, was hier steht, gehört Ihrer Kanzlei — wir hinterlegen es nur, damit ZeitZurück in Ihrer Sprache und mit Ihren Daten arbeitet. Am Ende steht, wie wir mit diesen Angaben umgehen.

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Bitte keine Mandantendaten. Hier geht es ausschließlich um Ihre Kanzlei — Namen der Anwälte, Konten, Vorlagen, Abläufe. Kein Akt, kein Klient, kein Fall.
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Die Kanzlei

So, wie es auf Ihrem Briefkopf steht — Wort für Wort.

Die Aktenzahl ist wichtiger, als sie aussieht: Sagt ein Anwalt im Diktat „Akt 68/26", schreiben wir sie fürs Sekretariat mit — damit sich niemand suchen muss.
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Anwältinnen und Anwälte

Eine Karte je Person. Der Name erscheint später unter „Mit freundlichen Grüßen“ — und die Angaben zum Stil entscheiden, ob ein Entwurf nach Ihnen klingt oder nach irgendwem.

Wir bessern Grammatik und Hörfehler aus, aber wir bügeln niemanden glatt. Stil bleibt Stil — sagen Sie uns nur, was Stil ist und was Versprecher.

Warum wir je Person nach Schriftsätzen fragen

Ein Entwurf, der formal stimmt, aber nicht klingt wie Ihrer, kostet Sie mehr Zeit als einer, den Sie gar nicht bekommen hätten — Sie schreiben ihn um. Aus drei bis fünf eigenen Schriftsätzen je Person lesen wir heraus, was sich nicht vorschreiben lässt: wiederkehrende Wendungen, wie lang die Sätze sind, wie tief gegliedert wird, wie die Anträge eingeleitet werden, wie die Gegenseite angesprochen wird. Das bleibt bei dieser Person und wird nicht auf die Kanzlei gemittelt.

Bitte je Person drei bis fünf Schriftsätze an office@zeitzurueck.at, mit dem Namen der Person im Betreff. Am besten verschiedene Arten: ein Schriftsatz, ein Rechtsmittel, ein Schreiben an die Gegenseite. So, wie sie sind — schwärzen müssen Sie nichts. Sobald der Auftragsverarbeitungsvertrag steht, ist dieser Weg davon gedeckt, und die anwaltliche Verschwiegenheit nach § 9 RAO gilt für uns ohnehin zeitlich unbegrenzt. Wir lesen daraus den Stil und hinterlegen ihn bei dieser Person; die Schriftsätze selbst gehen an niemanden weiter und werden nicht zum Trainieren von Sprachmodellen verwendet.
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Sekretariat

Wer bekommt die Arbeitsaufträge aus den Diktaten?

Das ist keine reine Ansichtssache — was hier offen bleibt, bekommt der Sekretariatszugang auch technisch nicht zu sehen. Sie können es später jederzeit ändern.

Der Konzipient ist bewusst nicht vorangehakt: Dort entstehen die Schriftsätze, und jeder Lauf geht auf das Kontingent der Kanzlei. Haken Sie ihn an, wenn Ihr Sekretariat damit arbeiten soll.

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Signatur, Logo, Auftritt

Damit jede E-Mail aussieht, als hätte sie die Kanzlei geschrieben. Denn das hat sie.

Bitte mitschicken: Logo als Datei und eine leere Word-Vorlage mit Ihrem Briefkopf an office@zeitzurueck.at. Damit sieht ein diktierter Brief schon beim Sekretariat richtig aus.
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Konten

Weil im Diktat oft „auf unser Fremdgeldkonto mit dem IBAN …“ gesagt wird — und die Nummer keiner auswendig weiß.

Wenn Sie die Kontodaten lieber nicht über ein Formular schicken: Feld leer lassen und uns telefonisch durchgeben. Wir tragen sie dann gemeinsam ein.
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Rechtsschutzversicherungen

Wir haben ein Adressbuch der gängigen Versicherer. Sagen Sie uns, welche bei Ihnen vorkommen.

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Kalender & Fristenbuch

Das Fristenbuch ist die Wahrheit, der Kalender ist ihr Spiegel. Nie umgekehrt.

Ihr privater Kalender bleibt privat: Ein Eintrag mit einem vereinbarten Schlagwort blockt nur die Zeit — was es ist, sieht niemand.

Wann darf ein Termin liegen?

Offen von 9 bis 17 heißt nicht: Termin ab 9. Der Morgen gehört oft der Post und dem Rückverkehr, der späte Nachmittag dem Aufarbeiten. Sagen Sie uns die echten Grenzen — ZeitZurück bietet dann nur Zeiten an, die Ihnen auch passen.

Besprechungszimmer

Die harte Grenze ist selten der Kalender, sondern der Raum. Drei Partner und ein Konferenzzimmer heißt: drei Termine zur selben Uhrzeit sind möglich im Kalender und unmöglich im Haus. Wir buchen deshalb gegen den Raum, nicht nur gegen die Person.

Sagen Sie „ein Konferenzraum“, dann blockiert bei uns jeder Termin die Uhrzeit für das ganze Haus. Sagen Sie „jeder im eigenen Büro“, zählen wir nur die Person. Beides ist richtig — falsch ist nur, es zu raten.
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E-Mail & Versand

Das Postfach der Kanzlei ist die Wahrheit. Wir bedienen es, wir ersetzen es nicht.

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Kanzleisoftware & Leistungen

Ihre Software bleibt, wie sie ist. Wir liefern bis zu ihrer Tür — und keinen Schritt weiter.

Sagt ein Anwalt im Diktat „Telefonat, Dauer eine halbe Stunde“, geben wir das als Notiz ans Sekretariat weiter — ZeitZurück vergisst keine Leistung.
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Vorlagen & Muster

Ihre Muster bleiben Ihre Muster. Wir hinterlegen sie nur, damit ein Diktat gleich in der richtigen Form ankommt.

Wie Ihr Rubrum aussieht

Ein Rubrum, das nicht Ihrer Form entspricht, wirkt falsch, auch wenn alles Richtige darin steht. Sagen Sie es uns einmal — dann schreibt der Konzipient es immer so.

Bitte mitschicken: drei bis fünf Schriftsätze, die für Ihr Haus typisch sind, an office@zeitzurueck.at — so, wie sie sind, Sie müssen nichts schwärzen (siehe Abschnitt 2). Daraus lernt der Konzipient Ihre Formulierungen, Ihren Aufbau und Ihren Ton. Das ist der Unterschied zwischen „ein guter Schriftsatz“ und „unser Schriftsatz“.
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Betrieb

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Datenschutz & Verschwiegenheit

Dieser Abschnitt fragt nichts. Er sagt Ihnen, wie wir mit Ihren Daten umgehen — bevor Sie uns welche geben.

Wer hier welche Rolle hat

Ihre Kanzlei ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO — es sind Ihre Mandantendaten. ZeitZurück ist Auftragsverarbeiter und handelt ausschließlich auf Ihre Weisung. Die unten genannten Dienste sind unsere Sub-Auftragsverarbeiter.

Wen wir einsetzen

WofürWerWo die Daten liegen
Datenbank Ihrer KanzleiSupabaseFrankfurt, EU
Ablaufsteuerungn8n GmbHEU
Abschrift des Diktats, VorlesestimmeOpenAIUSA, mit Standardvertragsklauseln
SprachverständnisAnthropicUSA, mit Standardvertragsklauseln

Was wir zusagen

  • Kein Training. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
  • Keine Speicherung über den Vorgang hinaus bei den Sprachdiensten.
  • Nur das Nötige verlässt das Haus. Versendet wird das Diktat, nie der ganze Akt.
  • Nichts wird gelöscht — in einer Kanzlei wird abgelegt, nicht gelöscht.
  • Nichts geht ohne Menschen hinaus. Jede E-Mail, jeder Brief, jeder Kalendereintrag wird von einem Menschen freigegeben. Der Klick auf „Freigeben“ ist die Prüfung.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie erhalten ihn vor der Einrichtung zur Unterschrift, samt Liste der Sub-Auftragsverarbeiter.

Was Sie tun müssen

Der Österreichische Rechtsanwaltskammertag verlangt (§ 40 Abs 3 RL-BA 2015), dass Sie Ihre Klienten über die Kategorien der eingesetzten Dienstleister informieren. Ein Absatz in der Vollmacht genügt. Unser Vorschlag zum Weitergeben an Ihre Datenschutzbeauftragten:

Der Vollmachtgeber nimmt zur Kenntnis, dass die Kanzlei zur Erfüllung des Mandats externe Dienstleister heranzieht, insbesondere aus den Bereichen IT-Betrieb, Kanzleisoftware, Datenspeicherung sowie automationsunterstützte Text- und Spracherfassung. Diese werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet und verarbeiten Daten ausschließlich weisungsgebunden. Eine Verwendung der Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Nähere Angaben enthält die Datenschutzinformation der Kanzlei.

Diesen Text prüft Ihre Kanzlei selbst — er ist ein Vorschlag, keine Rechtsberatung.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag

Nach Art. 28 DSGVO braucht es zwischen Ihrer Kanzlei und ZeitZurück eine Vereinbarung darüber, wie mit den Daten Ihrer Mandantinnen und Mandanten umgegangen wird. Sie steht hier zum Lesen, samt vollständiger Liste der eingesetzten Anbieter.

Vertrag lesen (PDF, 5 Seiten)
  • Verschwiegenheit. § 9 RAO reicht weiter als der Datenschutz — die Bindung gilt zeitlich unbegrenzt und über das Vertragsende hinaus.
  • Kein Training. Inhalte werden nicht zum Trainieren von Sprachmodellen verwendet; die entsprechenden Einstellungen sind abgeschaltet.
  • Diktate. Gespeichert wird die Abschrift, nicht die Stimme.
  • Nichts wird eigenmächtig gelöscht. In einer Kanzlei wird abgelegt — was mit den Daten geschieht, entscheiden Sie.

Diese Fassung ist ein Entwurf und wird derzeit juristisch geprüft. Zugestimmt wird später im Fragebogen mit einem Haken — Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt dafür die elektronische Form ausdrücklich zu. Unterschreiben müssen Sie nichts.

Ihre Angaben gehen ausschließlich an ZeitZurück (office@zeitzurueck.at) und dienen nur der Einrichtung Ihrer Kanzlei-Umgebung. Keine Weitergabe an Dritte. Was Sie hier eintippen, bleibt bis zum Absenden nur auf diesem Gerät.

Vielen Dank — Ihre Angaben sind angekommen.

Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen. Vorher schicken wir Ihnen den Auftragsverarbeitungsvertrag samt Liste der Sub-Auftragsverarbeiter — damit Sie unterschreiben können, bevor der erste Akt hineingeht.